В любoй кoмпaнии в рамках бизнес-процессов создаются различные документы. Их необходимо хранить и структурировать таким образом, чтобы в будущем можно было без проблем найти ту или иную бумагу. Однако на практике не всегда все бывает так идеально. Очень часто теряются важные документы. Чтобы избежать подобных последствий, необходимо внедрить систему электронного документооборота (СЭД), например «TESSA https://www.target-tech.ru/«.

СЭД — это специальное программное обеспечение, которое позволяет вести документооборот компании в электронном виде. В программе можно создавать документы, редактировать, передавать и даже подтверждать с помощью электронной подписи.

Какие преимущества дает внедрение СЭД

В первую очередь внедрение систем автоматизации документооборота позволяет навести порядок в компании. Все документы будут иметь свой номер, благодаря чему их можно без труда найти в системе. Во многих решениях поиск также можно совершать по ключевому слову. Благодаря этому обеспечивается экономия временных ресурсов.

Еще одним достоинством СЭД является возможность отслеживания документов. То есть руководитель или ответственное лицо в любой момент может узнать, кто на данный момент работает с ними. Есть также возможность посмотреть историю изменений файла.

Пожалуй, главным преимуществом СЭД можно назвать возможность восстановления важной информации. Если какой-либо документ был потерян в системе, то специалист может восстановить файл и всю информацию, которая в нем была. А вот в бумажном документообороте такой возможности нет.

Еще один бонус внедрения СЭД — экономия бумаги, а значит, и денег. Больше не нужно выделять средства на канцелярию и расходники принтера.

К недостаткам СЭД относят высокую стоимость и необходимость переобучения персонала. Однако возможности, которые получит фирма, быстро окупят как временные, так и финансовые вложения.